Por que os projetos falham?

Praticamente um em cada quatro projetos falha (24%, de acordo com pesquisa do Standish Group). Geralmente, o fracasso está relacionado a problemas em executar o projeto dentro do prazo estipulado, dentro do orçamento previsto ou simplesmente por falta de eficiência na gestão para fazer com que os resultados esperados sejam atingidos.

Quase todos os stakeholders, consultores e gestores têm opinião bastante pessoal na hora de justificar a falha de um projeto. Mas suas explicações geralmente estão relacionadas à sua área de atuação, não ao conjunto. “É difícil apontar uma única falha que seja responsável pelo insucesso como um todo.

Até porque as etapas se relacionam umas com as outras. Portanto, é mais recomendável que todos os profissionais envolvidos tenham em mente os fatores-chave para que o projeto seja bem-sucedido”, diz George Paulus, engenheiro da Proage que desenvolveu o sistema GP3 – utilizado na gestão de projetos.

Na opinião do especialista, mais do que empregar tempo tentando identificar pontos falhos, é importante que sejam criadas condições para que os projetos sejam bem-sucedidos. Para George Paulus, aqui estão sete virtudes necessárias:

1. Envolvimento da alta direção. “A alta direção precisa assumir seu papel de patrocinadora dos projetos. O comportamento dos diretores ao apoiar, controlar e escolher os meios de comunicação faz toda diferença na adequação da estrutura organizacional da empresa em relação à nova rotina de trabalho. Sem esse suporte dificilmente os resultados são alcançados sem sofrimento.”

2. Trabalho em equipe. “Tendo uma boa liderança, as pessoas tendem a desenvolver ainda mais as habilidades e atitudes necessárias para que o trabalho esteja sempre direcionado para os objetivos do projeto e da empresa. No trabalho em equipe, os processos de comunicação são fundamentais. Hoje em dia, um bom software de gerenciamento de projetos cumpre esse papel.”

3. Maturidade na escolha das ferramentas de gestão. “Há uma grande oferta de profissionais com conhecimentos teóricos em gerenciamento de projetos. O que os diferencia e, por consequência, aumenta a eficácia de seus projetos é justamente sua capacidade de avaliar e identificar as ferramentas de gestão mais apropriadas para cada projeto.”

4. Aprendizagem organizacional. “Acertos e erros sempre acontecem na gestão. O importante é estruturar a empresa para que o aprendizado seja incorporado na rotina de trabalho. A aprendizagem organizacional é tão mais efetiva quanto mais as pessoas são estimuladas a comunicar os erros. Repetir os acertos e cometer apenas erros diferentes faz parte de uma boa estrutura de gestão de projetos.”

5. Escopo bem definido. “Escopo é aquilo que se pretende gerar com o projeto. Definindo adequadamente o escopo, é possível determinar com mais precisão o investimento e o tempo necessários. Entretanto, não basta uma boa definição do escopo logo no início. As mudanças precisam ser atualizadas no planejamento do projeto.”

6. Uso efetivo de um sistema de informações. “Os software de projetos são utilizados tradicionalmente durante as etapas de iniciação e planejamento. Recentemente, com o rápido avanço da internet, novos software têm sido criados para as atividades de execução e controle. Mas não basta comprar um software. Fazer uma escolha compatível com o grau de maturidade da equipe de trabalho e cuidar para que a ferramenta seja usada em todos os níveis da organização são atitudes fundamentais para atingir um bom resultado.”

7. Controle eficiente das mudanças. “Não adianta engessar um projeto para evitar modificações; elas acontecem o tempo todo. O problema é a falta de registro das mudanças. Um bom sistema de aprovação e documentação das mudanças cumpre esse papel de controle. Quando a equipe não conta com esse tipo de ferramenta, as chances de o projeto fracassar são maiores.”


Fonte: George Paulus, engenheiro de produção e diretor executivo da PROAGE, empresa desenvolvedora do gerenciador online de projetos GP3